व्यवसाय प्रशासन

व्यवसाय प्रशासन : (बिझ्‌निस् अॅडमिनिस्ट्रेशन). व्यवसाय-संघटनेचे स्वरूप व आराखडा ठरवून त्याची उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी असलेली परिणामकारक सर्वांगीण यंत्रणा. व्यवसाय-संघटनेच्या यशस्वी संचालनासाठी जी विविध कार्ये केली जातात त्यांमध्ये प्रशासनाचे कार्य जास्त महत्त्वाचे मानले जाते.

व्यवसाय प्रशासनाच्या कार्यांत व्यवसाय-संघटनेचे वा कंपनीचे उद्दिष्ट निश्चित करणे, कपंनीची महत्त्वपूर्ण धोरणे ठरविणे, महत्त्वाचे निर्णय घेणे, उत्पादनाचे व विक्रीचे इष्टांक निश्चित करणे, हे इष्टांक पूर्ण करण्याकरिता व्यापक कार्यक्रम तयार करणे, वरिष्ठ अधिकार्यांच्या कार्यांत समन्वय प्रस्थापित करणे अशा विविध क्रियांचा समावेश होतो. वित्तपुरवठा, उत्पादन, विपणन व कर्मचारी या व्यवसाय-संघटनेच्या विविध कार्यकारी विभागांमध्ये समन्वय साधण्याचे प्रमुख कार्य प्रशासनाला करावे लागते.

प्रशासनाचा सम्यक अर्थ व अपेक्षित व्याप्ती समजण्याच्या दृष्टीने विविध व्यवस्थापनतज्ज्ञांनी केलेल्या व्याख्या उपयुक्त ठरतील. विल्यम आर. स्प्रिगेल यांनी प्रिन्सिपल्स ऑफ बिझ्निस् ऑर्गनायझेशन अँड ऑपरेशन या ग्रंथात पुढीलप्रमाणे व्याख्या केली आहे : प्रशासन ही कोणत्याही औद्योगिक उपक्रमामधील अशी एक व्यवस्था आहे की, जिचा संबंध संघटनेचे उद्दिष्ट निर्धारित करून ते पूर्ण करण्यासाठी आवश्यक ती धोरणे ठरविण्याशी असतो. प्रशासनाची धोरणे राबविण्यासाठी संघटनेत वरिष्ठ स्तराकडून कनिष्ठ स्तराकडे जात असताना व्यवस्थापनाचे कार्य विस्तारीत होत जाते, तर प्रशासकीय कार्य संकोच पावते. ब्रिटिश व्यवसायतज्ज्ञ ऑलिव्हर शेल्डन यांच्या फिलॉसॉफी ऑफ मॅनेजमेंटमधील (१९२३) व्याख्येनुसार प्रशासनाचे कार्य हे कोणत्याही उद्योगात व्यवसाय-संघटनेचे धोरण निश्चित करणे, अर्थप्रबंधन, उत्पादन व वितरण यांमध्ये समन्वय प्रस्थापित करणे, संघटनेचे कार्यक्षेत्र ठरवून धोरणांची अंमलबजावणी करण्यासाठी निर्माण केलेल्या यंत्रणेचे नियंत्रण करणे हे असते.

जी. ई. मिलवर्ड यांच्या अॅन अॅप्रोच टू मॅनेजमेंट या ग्रंथातील व्याख्येनुसार प्रशासन ही औद्योगिक उपक्रम आणि त्या उपक्रमात कार्य करणाऱ्या सर्व कर्मचार्यां चे उद्दिष्ट निश्चित करण्याची प्रक्रिया किंवा माध्यम होय. प्रशासनाचे दुसरे कार्य योजना तयार करणे आणि कर्मचार्यांचे काम कोणत्या मार्गदर्शक तत्त्वांनुसार चालावे हे ठरविण्याचे असते. ही मार्गदर्शक तत्त्वे म्हणजेच धोरण होय. जे. एन. शुल्झ यांच्या मते प्रशासन ही उद्दिष्टे निश्चित करणारी एक शक्ती असून ती उद्दिष्टे साध्य करण्याचे कार्य व्यवसाय-संघटनेला तसेच व्यवस्थापकांना करावे लागते. प्रशासनाने ठरवून दिलेल्या धोरणांच्या चौकटीत संघटनेला तसेच व्यवस्थापकांना कार्य करावे लागते. उद्योगधंद्याची प्रगती पूर्वनियोजित योजनेनुसार होते आहे किंवा नाही, हे अजमावण्याच्या दृष्टीने उपयुक्त कार्यपद्धती ठरवून पुढे तिचा योग्य उपयोग करून घेणे हे प्रशासनाचे कार्य आहे, असे ई. एफ. एल. ब्रीच या ब्रिटिश व्यवस्थापनतज्ज्ञाने आपल्या प्रिन्सिपल्स अँड प्रॅक्टिस ऑफ मॅनेजमेंट या संपादित ग्रंथात म्हटले आहे.

प्रशासन व व्यवस्थापन यांतील फरक

व्यवसाय-प्रशासन व व्यवस्थापन या दोन्ही प्रणालींचा अंतर्भाव कित्येकदा व्यवस्थापनशास्त्रातच केला जातो. व्यवस्थापनशास्त्रातील प्रशासन आणि व्यवस्थापन ह्या दोन महत्त्वपूर्ण संज्ञांचे अर्थ व व्याप्ती यांबाबत तज्ज्ञांमध्ये मतभिन्नता आढळते. प्रसिद्ध फ्रेंच व्यवस्थापनतज्ज्ञ आंरी फेयॉल (१८४१–१९२५) यांनी १९०० व १९०८ मध्ये दोन व्याख्याने दिली. त्यानंतर त्यांची जनरल अँड इंडस्ट्रिअल मॅनेजमेंट (१९१५) ही प्रबंधिका प्रसिद्ध झाली. त्यांनी व्यवस्थापनाची व प्रशासनाची मूलतत्त्वे विशद केली आहेत. त्यांनी ह्या दोन्ही संज्ञांमध्ये फरक नसल्याचे मत व्यक्त केले.

प्रत्यक्षात कंपनीचे प्रशासन व व्यवस्थापन ही स्वतंत्र कार्ये असून ह्या दोन्ही कार्यांमधील संबंध खूपच जवळचा आहे. ही दोन्ही कार्ये एकाच नाण्याच्या दोन बाजू असून ती परस्परपूरक अशीच आहेत. व्यवस्थापन हे उद्योगातील एक प्रधान कार्य असून ते प्रशासनाने निश्चित केलेल्या चौकटीच्या अंतर्गत पूर्वनिर्धारित धोरणाची अंमलबजावणी करणे आणि विशिष्ट उद्दिष्टपूर्तीसाठी संघटनेचा उपयोग करणे, ह्या क्रियांशी संबंधित असते. विल्यम स्प्रिगेल यांच्या मते व्यवस्थापन हे संचालनात्मक कार्य असून त्याचा संबंध प्रशासनाने ठरवून दिलेल्या प्रमुख धोरणांची अंमलबजावणी करण्याशी असतो. साहजिकच संघटनेतील प्रशासनाचा दर्जा व्यवस्थापनापेक्षा उच्च असतो. प्रशासनाचे बहुतेक कार्य सैद्धान्तिक स्वरूपाचे असते, तर व्यवस्थापनाचे कार्य अंमलबजावणीच्या स्वरूपात असते.

संघटनेची वा कंपनीची संरचना ठरविण्याचे काम प्रशासनाचे असते. व्यवस्थापन अशा संरचनेचा वापर करून संघटनेची उद्दिष्टे साध्य करण्यास जबाबदार असते. व्यवस्थापनतज्ज्ञ ई. एफ. एल. ब्रीच यांच्या मते व्यवस्थापनाची दोन प्रमुख कार्ये असतात. एक म्हणजे, प्रशासन किंवा प्रशासकीय व्यवस्थापन व दुसरे म्हणजे, कार्यकारी व्यवस्थापन. प्रशासकीय व्यवस्थापनामध्ये सर्व वरिष्ठ अधिकार्यांचा समावेश केला जातो. त्यामध्ये कंपनीचे संचालक, प्रमुख प्रबंधक आणि कार्यांत्मक विभागांचे प्रमुख यांचा समावेश होतो. कार्यांत्मक व्यवस्थापनामध्ये मध्यम व कनिष्ठ स्तरांवर कार्य करणाऱ्या अधिकार्यांचा समावेश होतो.

थोडक्यात, प्रशासनाचे कार्य नियोजनाचे असून संघटनेची सर्वंकष धोरणे ठरविणारी व त्याबाबतचे निर्णय घेणारी, वरिष्ठ पातळीवर काम करणारी ती एक व्यवस्था असते; तर व्यवस्थापन ही संघटनेत मध्यम व कनिष्ठ स्तरांवर काम करणारी, कार्यकारी स्वरूपाची, अंमलबजावणी करणारी व कर्मचार्यांकडून कामे करवून घेणारी व्यवस्था असते. या दोन्ही संज्ञांच्या व्याप्तीबद्दल व्यवस्थापनतज्ज्ञांमध्ये मतभेद आढळून येतात. यूरोपीय व्यवस्थापनतज्ज्ञांच्या मते व्यवस्थापन ही संज्ञा व्यापक असून तीत प्रशासनाचा समावेश होतो. अमेरिकन विचारसरणीनुसार प्रशासन ही संज्ञा व्यापक असून तीत व्यवस्थापन आणि संघटन ह्या दोन्हींचाही समावेश होतो. या क्षेत्रातील भारतीय तज्ज्ञांवर प्रामुख्याने ब्रिटिश विचारसरणीचा प्रभाव असल्यामुळे ते प्रशासनाच्या तुलनेत व्यवस्थापनाची व्याप्ती मोठी आहे, हा विचार उचलून धरतात. व्यवसाय व्यवस्थापन.

व्यवसाय प्रशासनाचा उगम व विकास

व्यवसाय प्रशासनाचे शास्त्र व्यापार व उद्योग यांच्या वाढीबरोबर हळुहळू विकसित होत गेले. अठराव्या शतकाच्या मध्यापर्यंत वस्तूंचे उत्पादन लहान प्रमाणावर होत असे. जे उत्पादन केले जात असे, त्याच्या देवाणघेवाणीचे क्षेत्रही मर्यांदित होते.

मध्ययुगानंतर छोटे उत्पादक / व्यापारी एकत्र येऊ लागले व त्यांनी परस्पर-सहकार्यांच्या तसेच स्पर्धा कमी करण्याच्या उद्देशांनी व्यापारी संघ (ट्रेड असोसिएशन / मर्चंट गिल्ड्स) स्थापन केले. हस्तव्यवसाय-उत्पादनाचे प्रमाणीकरण होण्यास मदत व्हावी, विक्रीवर नियंत्रण राहावे, कारागिरांचे वेतन निश्चित करता यावे आणि त्यांचे कामकाजाचे तास व परिस्थिती यांत नियमितता यावी, या उद्देशाने कारागिरोचं संघ (क्राफ्ट गिल्ड्स) स्थापन झाले. परिणामी जमीन, कामगार व भांडवल या तीन पारंपरिक उत्पादन-घटकांच्या बरोबरीनेच प्रवर्तक (आंत्रेप्रूनर) हा नवीन घटक अस्तित्वात येण्यास मदत झाली.

अठराव्या शतकातील  औद्योगिक क्रांती तसेच अठराव्या व एकोणीसाव्या शतकांतील मुक्त अर्थव्यवस्था यांमुळे व्यापारी व औद्योगिक क्षेत्रांत अनेक क्रांतिकारी बदल घडून आले. त्यातूनच आधुनिक कारखानदारी उदयास आली. कारखान्यातील यंत्रसामुग्रीवर प्रचंड गुंतवणूक करणारे भांडवलदार व उत्पादनासाठी श्रमपुरवठा करणारे कामगार असे दोन महत्त्वाचे वर्ग निर्माण झाले. कारखान्यांचे प्रशासन करण्यासाठी व्यापारी संघटनांचे विविध प्रकार अस्तित्वात आले. एकल व्यापारी संघटनेच्या अनेक मर्यांदा लक्षात आल्याने भागीदारी पेढ्या स्थापन झाल्या. नंतरच्या काळात मोठ्या प्रमाणावर मागणीपूर्व उत्पादन करण्याच्या दृष्टीने भागीदारी पेढ्याही कमी पडू लागल्या. याचाच परिणाम म्हणून संयुक्त भांडवल कंपनी हा व्यवसाय संघटनेचा प्रकार अस्तित्वात आला. विसाव्या शतकाच्या सुरुवातीला मोठ्या प्रमाणावर भांडवल गुंतवणूक व उत्पादन करण्यासाठी कंपन्या अस्तित्वा आल्या. आकाराने मोठ्या असलेल्या कंपनीचे काम पाहण्यासाठी तज्ज्ञ प्रशासकांचा वर्ग निर्माण झाला. परिणामतः व्यवसाय-प्रशासन व व्यवस्थापन या क्षेत्रांना महत्त्व प्राप्त झाले.

व्यवसाय प्रशासनाचे स्वरूप

आधुनिक व्यवसाय-प्रशासनाचे महत्त्वाचे वैशिष्ट्य म्हणजे तो एक स्वतंत्र व्यवसाय वा पेशा (प्रोफेशन) होऊ लागला आहे. उत्तरोत्तर व्यवसाय प्रशासनापुढे गंभीर व अनपेक्षित अशी नवनवी आव्हाने खडी होत असून ती पेलण्यासाठी प्रभावी व परिणामकारक व्यवस्थापनच योग्य प्रकारे मार्ग काढू शकेल, अशी धारणा आता निर्माण झाली आहे. व्यवसाय प्रशासनाने एक स्वतंत्र पेशा म्हणून जबाबदारी पतकरली तरच हे शक्य होईल, असे दिसते. पूर्वीच्या काळी डॉक्टर, वकील, सनदी लेखापाल अशा व्यक्तींचीच व्यावसायिक म्हणून गणना होत असे. अलीकडच्या काळात मात्र प्रशासक वा व्यवस्थापक ह्यांनाही व्यावसायिक असे संबोधले जाऊ लागले आहे. इतर पेशांमध्ये आढळणारे सर्व निकष प्रशासनामध्येही दिसून येतात. सेवभावी वृत्ती, प्रामाणिकपणा, व्यावसायिक निष्ठा, आपल्या विषयाचे अद्ययावत ज्ञान इ. व्यावसायिकाला अपेक्षित असलेली वैशिष्ट्ये प्रशासकामध्येही असणे गरजेचे असते. कंपनीचे भागधारक, कर्मचारी, ग्राहक अशा परस्परविरोधी हितसंबंध असलेल्या घटकांचे हितरक्षण करून प्रशासकाला त्यांचा विश्वास संपादन करावा लागतो.

ग्राहकांना वाजवी किमतीत उच्च गुणवत्तेचा माल पुरवून तो पर्यांयाने समाजाची सेवाच करीत असतो. कर्मचार्यांना योग्य आर्थिक व अन्य लाभ देऊन त्यांचे जीवन व राहणीमान उंचावण्यासाठी तो प्रयत्न करू शकतो. प्रशासन हे अलीकडे शास्त्र मानले जात असून त्यात उत्तरोत्तर शिस्तबद्ध व वस्तुनिष्ठ ज्ञानाची भर पडते आहे. भारतात ‘ऑल इंडिया मॅनेजमेंट असोसिएशन’ही सर्व प्रशासकांची / व्यवस्थापकांची संघटना स्थापन झालेली आहे. लहानमोठ्या उद्योगधंद्यांचे व्यवस्थापक या संघटनेचे सभासद असून त्यांना संस्थेची आचारसंहिता पाळावी लागते. प्रशासनाचे विशिष्ट प्रकारचे प्रशिक्षण देण्यासाठी अनेक व्यवस्थापन शिक्षणसंस्था कार्यरत आहेत. कंपनीचे प्रशासन हे अधिकाराच्या विकेंद्रीकरणाने म्हणजेच लोकशाही पद्धतीने करणे हेदेखील या व्यवसायाचे वेगळे वैशिष्ट्य मानावे लागेल. व्यवसाय-संघटनेचा प्रमुख या नात्याने प्रशासकाकडे नेतृत्वगुण असणे अनिवार्य ठरते.

औद्योगिक संस्थेचे यश प्रशासकवर्गाच्या गुणवत्तेवर मुख्यतः अवलंबून असते. विशेषतः स्पर्धात्मक वातावरणात प्रशासकीय वर्गाच्या गुणवत्तेवरच संस्थेचे अस्तित्वही अवलंबून असते. सध्या विज्ञान, तंत्रज्ञान, सरकारी धोरणे व कायदे, तसेच सामाजिक मूल्ये आदींमध्ये इतक्या झपाट्याने बदल होत आहेत की, या बदलांचा मागोवा घेणे, त्यांच्या परिणामांचा अंदाज बांधणे आणि त्यानुसार आपल्या संस्थेत योग्य ते बदल घडवून आणणे, अशा कामांसाठी प्रशासन हा एक स्वतंत्र व्यवसाय म्हणून अंगीकारलेल्या व्यवस्थापकांची नितान्त आवश्यकता आहे.

व्यवसाय प्रशासनाची मूलतत्त्वे

प्रशासन ही सतत चालणारी प्रक्रिया असून तिची सुरुवात व्यवसाय संघटनेच्या नियोजनाने होते, तर नियंत्रण हा तिचा अंतिम टप्पा असतो. या प्रक्रियेतील विविध अवस्थांना प्रशासनाची मूलतत्त्वे किंवा कार्ये असे म्हणतात. प्रशासकाला व्यवसाय संघटनेच्या कार्यांचे तपशीलवार नियोजन करावे लागते. व्यवसायाची उद्दिष्टे गाठण्यासाठी योग्य कार्यपद्धतीची निवड करणे आवश्यक असते. अशी कार्यपद्धती विकसित करणे म्हणजेच नियोजन होय. नियोजनामुळे धोरणात व कार्यपद्धतीत एकवाक्याता निर्माण होते. भांडवल, यंत्रसामग्री व श्रमशक्ती यांचा अपव्यय टाळला जाऊन उत्पादनखर्च कमी होतो व नफ्याचे प्रमाणही वाढते.

संघटन हे प्रशासनाचे दुसरे प्रमुख कार्य आहे. मजबूत व कार्यक्षम संघटन हा प्रशासनाचा पाया मानला जातो. व्यवसायाची उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी कामे निश्चित करणे, त्या कामांची विभागणी करणे, प्रत्येक पदाची व विभागाची जबाबदारी व अधिकार निश्चित करणे, तसेच विविध पदांवरील व्यक्तींमध्ये परस्परसंबंध निश्चित करणे इ. बाबींचा संघटनकार्यात समावेश होतो. सुयोग्य अशा संघटनेमुळे मानवी व भौतिक साधनांचा पुरेपूर उपयोग करून घेता येतो. व्यक्तींची व विभागांची जबाबदारी निश्चित करून त्यांना अधिकार प्रदान करता येतात. नियंत्रणकक्ष मर्यादित ठेवून परिणामकारक नियंत्रण करणे शक्य होते.

वरिष्ठाने कनिष्ठाला त्याच्या कार्यपद्धतीविषयी केलेले मार्गदर्शन म्हणजे संचालन होय. आधुनिक संस्थांमध्ये कामाच्या प्रचंड व्यापाने आणि कर्मचारी-गटांच्या बाहुल्यामुळे श्रमविभागणीचे तत्त्व अपरिहार्य ठरते. अशा श्रमविभागणीमुळे संघटनेतील प्रत्येक कामाचा आवाका व्यक्तींना येऊ शकत नाही. परिणामतः संघटनेच्या वरिष्ठ पातळीवरून प्रशासनाने निदेशन वा संचालन करणे आवश्यक ठरते. योग्य त्या प्रमाणात, योग्य वेळी व योग्य त्या दर्जाचे काम पूर्ण करणे, हे संचालनामुळे शक्य होते.

प्रशासनाचे आणखी एक महत्त्वाचे कार्य म्हणजे समन्वय किंवा सुसूत्रीकरण होय. प्रशासनाने आपल्या अखत्यारीतील व्यवस्थापनात सर्व पातळ्यांवर, सर्व बाजूंनी विभागांतर्गत व आंतरविभागीय स्वरूपांत साकल्याने समन्वय साधणे गरजेचे असते. व्यवस्थापनाची स्वीकृत उद्दिष्टे पर्याप्त काळात कार्यक्षमतेने साध्य होण्यासाठी श्रम व इतर साधने यांचा सुसंगत एकत्रित असा उपयोग करणे म्हणजेच सुसूत्रीकरण होय. सुसूत्रीकरणामुळे संघटनेत एकात्मता व संतुलन साधता येते. व्यक्तिगत उद्दिष्टांची सामूहिक उद्दिष्टांशी सांगड घालण्यात मदत होत असल्याने एकूण संघटन अंतिमतः कार्यक्षम ठरते.

प्रशासनाच्या प्रक्रियेत अंतिम व महत्त्वपूर्ण पायरी म्हणजे नियंत्रण होय. व्यवसाय-संघटनेत अनेक व्यक्ती व विभाग कार्यरत असतात. त्यांच्या सामूहिक प्रयत्नांतूनच संस्थेची उद्दिष्टे साध्य होत आसतात. आखलेल्या योजनेनुसार प्रत्यक्ष कार्यवाही होते आहे किंवा नाही, हे पाहण्यासाठी नियंत्रण आवश्यक ठरते. प्रसिद्ध फ्रेंच व्यवस्थापनतज्ज्ञ आंरी फेयॉल यांच्या मते स्वीकारलेल्या योजना, दिलेल्या सूचना आणि प्रस्थापित तत्त्वे यांनुसार कार्य होते आहे किंवा नाही, हे पडताळून पाहणे म्हणजे नियंत्रण होय. चुका व उणिवा दूर करण्यासाठी आणि त्यांची पुनरावृत्ती टाळण्यासाठी खबरदारी घेणे, हा नियंत्रणाचा प्रमुख उद्देश असतो. अवाढव्य व्यवसाय संघटना, बदलते वातावरण, सत्तेचे विकेंद्रीकरण, कर्मचार्यांचे मनोबल वाढवण्याची आवश्यकता, गुणवत्तापूर्ण उत्पादनाची वाढ व शिस्त यांसाठी नियंत्रणाची आवश्यकता असते.

प्रशासनाचे महत्त्व

प्रशासनाची विविध कार्ये अशा रीतीने पार पाडली जातात. यांवर औद्योगिक संघटनेचे यश अवलंबून असते. एखाद्या संघटनेचा व्याप जेवढा मोठा, उत्पादनाची प्रमाणे जेवढी प्रचंड, कामगारांची संख्या जितकी जास्त, उत्पादनाचे कार्य जितके तांत्रिक व गुंतागुंतीचे असते तेवढे प्रशासनाचे महत्त्व व उत्तरदायित्व वाढत जाते. कंपनीत काम करणाऱ्या कामगारांची कार्यक्षमता उच्च दर्जाची राहावी, उपलब्ध उत्पादनाच्या साधनांचा समर्पक वापर व्हावा, संघटनेच्या विविध विभागांत करण्यात येणाऱ्या क्रियांमध्ये समन्वय साधला जावा आणि ठराविक मुदतीत नफ्याचे अपेक्षित प्रमाण सहजतेने गाठता यावे, यांसाठी प्रशासनाची विविध कार्ये योग्य त्या कार्यक्षमतेने पार पाडावी लागतात. प्रशासन अकार्यक्षम असल्यास त्याचा कर्मचारीवर्गावर, व्यवसायाच्या प्रतिमेवर व पर्यायाने संपूर्ण समाजावर प्रतिकूल परिणाम होऊ शकतो.

संदर्भ : 1. Banerjee, Mrityunjoy, Business Administration, London, 1964.
2. Batty, J. Industrial Administration and Management, London, 1969.
3. Koontz, O Donnel, Principles of Management, New York, 1980.
4. Saksena, S. C. Business Administration and Management, Agra, 1977
5. Sherlekar, S. A. Business Administration and Management, Bombay, 1982
6. Woolcott, L. A.; Rose, C. A. Business Administration, New York, 1979.
७. देशमुख, प्रभाकर, व्यवसाय प्रशासन : सिद्धांत व पद्धती, नागपूर, १९८७.

लेखक - जयवंत चौधरी

स्त्रोत - मराठी विश्वकोश